Vad är en kontrollbalansräkning?

När måste man upprätta en kontrollbalansräkning och vilka regler gäller? Alla aktiebolag måste upprätta en kontrollbalansräkning om det finns misstanke om kapitalbrist i företaget. I denna blogg kommer vi gå igenom reglerna kring kontrollbalansräkning och vem som bär ansvaret att den blir gjord. Men låt oss kort sammanfatta först vad en kontrollbalansräkning är för något mer i detalj.

Vad är en kontrollbalansräkning?

En kontrollbalansräkning är lagstadgat och är till för att skydda företaget och fordringsägarna mot framtida risker och att kapitalet i bolaget inte räcker till. 

Det handlar inte alltid om att företaget går dåligt. Ibland när man precis har startat ett företag och innan intäkterna börjar rulla in kan man behöva upprätta en kontrollbalansräkning om det egna kapitalet misstänks gå under den kritiska gränsen.

Med den kritiska gränsen menar man att bolagets kapital är mindre än hälften av aktiekapitalet. Ta exempel att du startar ett aktiebolag med 25 000 kr i aktiekapital. På grund av dålig tider och låga intäkter har bolagets kapital sjunkit till 10 000 kr. Eftersom 10 000 kr är mindre än hälften av aktiekapitalet måste en kontrollbalansräkning upprättas snarast.

När ska man göra en kontrollbalansräkning?

En kontrollbalansräkning måste upprättas när det misstänks att det egna kapitalet är mindre än hälften av aktiekapitalet. Bolagets styrelse måste då kalla till en extra bolagsstämma där man beslutar om man ska fortsätta med verksamheten eller om företaget ska likvideras.

Om man väljer att fortsätta verksamheten måste man ha en ytterligare kontrollbalansräkning inom 8 månader. Skulle den 2:a kontrollbalansräkningen visa att aktiekapitalet är återställt kan man fortsätta verksamheten. 

Visar däremot kontrollbalansräkningen återigen att kapitalet är mindre än hälften av aktiekapitalet måste styrelsen ansöka om likvidation. En likvidation betyder att företaget avvecklas och upphör.

Man kan också vara tvungen att göra en kontrollbalansräkning om Kronofogden har gjort ett resultatlöst utmätningsförsök. När bolaget är tvungen att göra en kontrollbalansräkning är det viktigt att den upprättas genast. Med genast menas att det kan röra sig om några dagar eller en vecka. Görs den inte det kan styrelsen och beslutsfattare bli ansvariga.

Vem är ansvarig för att kontrollbalansräkningen blir gjord?

När det finns skäl att anta att företagets egna kapital är mindre än hälften av aktiekapitalet är det styrelsens ansvar att se till att en kontrollbalansräkning blir gjord. 

Sköter styrelsen inte ekonomistyrningen i bolaget kan de komma att de blir solidariskt ansvariga. En annan benämning för solidariskt ansvarig är personligt ansvarig, att man blir ansvarig för att företagets skulder betalas.

Styrelseledamöternas solidariska ansvar startar från och med den kritiska gränsen och under hela ansvarsperioden. Om en beslutstagar, exempelvis VD, har varit medveten om en kapitalbrist utan att en kontrollbalansräkning gjorts är även hen solidariskt ansvarig. 

Även aktieägare kan komma att bli ansvarig om hen är medveten om att företaget bör ansöka om likvidation men fortsatt väljer att bedriva verksamheten.

Granskning av en revisor

Om bolaget har en revisor skall revisorn granska kontrollbalansräkningen. Har man ingen revisor i bolaget är man inte skyldig att anlita en för att granska kontrollbalansräkningen. När kontrollbalansräkningen är granskad (vid krav) och faställd ska den skrivas under av minst hälften av alla styrelseledamöter.

Har man ingen revisor kan man självklart ändå vända sig till en revisor eller be en redovisningsekonom att titta igenom kontrollbalansräkningen för att försäkra sig om att allt är gjort korrekt.

Vad händer om bolagets kapital återställs?

Om bolagets kapital återställs innan den första kontrollbalansräkningen behöver inte styrelsen kalla till extra bolagsstämma. Det samma gäller den andra kontrollbalansräkningen och företaget kan fortsätta att bedriva verksamhet som vanligt. 

Dock bör man vara uppmärksam på bolagets ekonomi och hålla koll så kapitalet inte sjunker igen. Så fort misstanke finns måste styrelsen göra en ny kontrollbalansräkning. Gör man inte det vid misstanke om kapitalbrist blir man direkt solidariskt ansvarig.

Vad händer om man väljer att inte likvidera bolaget?

Om bolagets kapital fortsatt är mindre än hälften av aktiekapitalet efter den andra kontrollbalansräkningen ska styrelsen besluta om likvidation. Väljer man att inte likvidera bolaget är styrelsen skyldig att ansöka om beslut för likvidation hos tingsrätten. 

Ansökan till tingsrätten måste ske senast två veckor efter bolagsstämman. Väljer styrelsen att inte ansöka till tingsrätten styrelsen och beslutstagare solidariskt ansvarig för att betala bolagets skulder.

Perioden för solidariskt ansvar kan brytas för styrelseledmöterna och beslutstagarna om styrelsen ansöker om likvidation hos tingsrätten, revisorn visar att bolagets kapital har återställts, om bolagsstämman, tingsrätten eller bolagsverket beslutar om likvidation eller en ansökan om konkurs lämnas in. Du kan läsa mer likvidation och konkurs här.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis är en kontrollbalansräkning lagstadgad och sköts det inte korrekt kan man som styrelseledamot eller beslutstagar blir personligt ansvarig. 

Behöver ditt företag upprätta en kontrollbalansräkning? Mitt tips är att du hör med din revisor då de kan mycket snabbt och enkelt hjälpa dig. Att göra en själv kan vara lite krångligt när det kommer till värdering av tillgångar i uträkningen.

Sista tips är också att tala med din revisor eller redovisningskonsult att varna om företaget börjar gå sämre och risken för en kontrollbalansräkning kan behövas. 

Har du fler frågor eller vill tala med en av våra revisor gällande ditt företag är du varmt välkommen att höra av dig till oss! På HQV strävar vi alltid efter att hålla högsta servicegrad och erbjuda de resurser som behövs för alla situationer.