Så skapar du en nulägesanalys

När man driver företag är det viktigt att man inte bara ser framåt, utan även utvärderar hur nuläget ser ut. Genom att göra en nulägesanalys kan du få en bild av företaget och dess verksamhet idag. Utifrån det som tagits fram i analysen kan man sedan sätta upp tydliga mål och handlingsplaner för att driva företaget framåt.

Vad är en nulägesanalys?

En nulägesanalys, eller nulägesrapport som det också kallas, är till för att skapa en objektiv bild över verksamheten där den befinner sig idag. Analysen bör göras kontinuerligt, minst varje år, för att företaget ska hänga med i utvecklingen som sker och ha en tydlig bild över vilka satsningar som behövs för att ta verksamheten framåt. 

Idag består en nulägesanalys nästan alltid av en SWOT-analys. Men det går självklart också att använda sig av andra metoder som kan skapa en rättvis bild över nuläget och verksamhetens dagliga arbete. Varför SWOT-analysen är att föredra är att den tydligt visar på både interna och externa faktorer som kan påverka verksamheten samt vilka hot och utvecklingsmöjligheter som finns.

I denna blogg kommer vi steg för steg gå igenom vad en SWOT-analys är samt vilka delar i företaget som behöver inkluderas i analysen. Vi kommer sedan avsluta med tips på hur du på bästa sätt kan ta fram en nulägesanalys för ditt företag.

Ibland kan det vara svårt att särskilja vad som är en svaghet och vad som är ett hot. Men det finns en enkel regel att komma ihåg! Styrkor och svagheter fokuserar på saker som sker internt i företaget medan möjligheter och hot beror på externa faktorer. Vi kommer nu en för en gå igenom de olika områden och ge exempel på saker man kan titta på. Låt oss börja med styrkor.

Styrkor:

Styrkor syftar på interna områden där företaget presterar bra. Dvs vad som gör företaget till ett bra företag. Det kan exempelvis vara att man har kunniga medarbetare, tillgångar (ekonomiska eller materiella) eller andra konkurrensmässiga fördelar inom företaget. De styrkor som ni får fram från analysen kan sedan användas på andra områden, exempelvis för att förbättra en svaghet.

Svagheter:

Svagheter är motsatsen till styrkor och fokuserar också på interna faktorer. Det kan till exempel vara att man har svårt att behålla anställda eller att man saknar effektivitet i sina team. Försök att vara transparant och se analysen som en möjlighet att ta en svaghet och göra om den till en styrka. Genom att förstå varför något presterar sämre kan man utveckla en handlingsplan för att vända en svaghet till en styrka eller eliminera den helt i företaget.

Möjligheter:

Möjligheter fokuserar på externa områden och är saker som lyfter företaget ute på marknaden. Det kan till exempel vara mindre konkurrens kring företagets tjänster eller produkter, ett växande behov på marknaden eller trender som företaget kan utnyttja för att skapa mer synlighet. Möjligheter är egentligen allt du kan tänka dig utanför företagets verksamhet som kan vara gynnsamt.

Hot:

Hot är det sista området och fokuserar även den på externa faktorer. Här handlar det främst om höjd konkurrens på marknaden, ändrade lagstiftningar som kan påverka företaget eller negativ media. Många gånger går det inte att påverka externa faktorer som till exempel lågkonjunktur. Det handlar då främst om att identifiera hoten och komma på en plan för hur man ska möta det som händer och nå ut till sina kunder på bästa sätt med sitt budskap.

Hur gör man en SWOT-analys?

När man ska göra en SWOT-analys är det viktigt att man inkludera flera i företaget, gärna många, om det går. Genom att arbeta tillsammans kan man få ett bredare perspektiv och inkludera fler punkter i analysen. 

Är man många som arbetar tillsammans med analysen kan det vara bra att dela upp sig i mindre grupper som jobbar med olika delar. I varje grupp får man sedan som uppgift att ta fram de allra viktigaste punkterna under sitt tilldelade område. Se till att ni specificerar varje punkt noga och ta med exempel så alla kan förstå när ni sedan alla tillsammans går igenom analysen.

Efter SWOT-analysen är klar

När SWOT-analysen är klar är det dags att fokusera på det som är viktigast för verksamheten. Utifrån analysen behöver du prioritera punkterna och se vilka som behöver ageras på först. När det är gjort behöver du sätta tydliga mål för dessa punkter så du och dina medarbetare vet vart ni är påväg och vad målet är för verksamheten. 

Nästa steg är att planera in vilka aktiviteter som behöver göras för att nå målen. Här behöver du se på de hot och svagheter som har kommit fram i analysen och hur ni ska jobba med dessa samt vilka era möjligheter och styrkor är. Allt eftersom arbetet pågår är det viktigt att hela tiden utvärdera och se om någon del behöver ändras eller förtydligas för att alla i företaget ska kunna känna sig delaktiga och jobba mot samma mål.

Tips till dig som planerar att göra en nulägesanalys

Det främsta man behöver tänka på när man ska göra en nulägesanalys är att man är ärlig. Det hjälper om man är flera i företaget som jobbar ihop för att sammanställa rapporten. Är man ensam kan det lätt hända att man förskönar visar delar av verksamheten och bortser från vissa svagheter eller hot. Vilket i sin tur kan leda till en missvisande bild av företaget.

Nästa tips är att lyfta den del av analysen som är av högsta prio. Oftast går det inte att man gör allt samtidigt. Då blir det lätt att man istället står still och trampar vatten. Genom att utvärdera vilken del som är av högsta prioritet kan man skapa struktur och implementera de åtgärder som krävs. Det kan till exempel handla om externa hot som högre konkurrens på marknaden som kan komma att påverka företaget. Då behöver man sätta mål och strategier för att möta det hotet direkt.

Sista tips handlar om fördelningen av arbetet om man är ett större företag och har flera medarbetare som ska hjälpa till. Alla har sina ansvarsområden i företaget och det är då väldigt viktigt att du placerar de personerna rätt så de kan använda sin expertis på bästa sätt. Ta till exempel säljare, de har god förståelse för marknaden och kan på så vis se vilka möjligheter och hot som finns externt för företaget. Samma sak gäller för någon som jobbar inom support som har god förståelse för de interna aspekterna i företaget. Genom att fördela uppgifterna utifrån expertis och erfarenhet kan du få en väl utförd nulägesanalys.

Sammanfattning

Med en nulägesanalys kan du effektivt få en objektiv bild över företaget för att se vart möjligheter och potentiella hot finns. När du sedan har fått fram dina styrkor, svagheter, möjligheter och hot kan du skapa en strategi för nå era uppsatta mål. Skippar man att göra detta kontinuerligt blir det lätt att man förbiser saker och missar utvecklingsmöjligheter. Viktigt att komma ihåg är att vara så konkret som möjligt och ge tydliga exempel på vardera område. Annars blir man lätt generell vilket gör det svårare att ta fram en plan och få alla i företaget att förstå vad som behöver utvecklas.