EFFEKTIVISERA ER LÖNEADMINISTRATION

Behöver ni effektivisera er löneadministration? Det finns många olika anledningar till varför det kan vara bra att se över sin löneadministration. Det kan vara att för mycket tid läggs på manuella uppgifter så det alltid fattas tid i slutet av månaden, rutiner gällande tidrapportering kan vara omodern eller att ni har svårt att överlåta löneadministration till någon annan om personen ansvarig skulle vara sjuk eller ledig. Känner ni igen er? I denna veckas inlägg kommer vi gå igenom hur ni på bästa sätt kan effektivisera er löneadministration.

SKAFFA ETT BRA LÖNEPROGRAM

Processer och rutiner är avgörande för att ett företag ska kunna effektivt fungera. Bästa sättet för att effektivisera sin lönehantering är att skaffa sig ett bra löneprogram och se över sina rutiner. Många gånger läggs mycket onödig tid på uppgifter som kan automatiseras. Genom att automatisera uppgifter kan ni få mer tid till att lägga på andra uppgifter som hamnat åt sidan och ni slipper oroa er för övertid för att hinna klart med allt innan månadens slut. Löneprogram kan ytterligare hjälpa er med bankfiler, rapporter och arbetsgivardeklaration till företagets bokföring. 

GÖR TYDLIGA RUTINER

Ett bra sätt att skapa tydliga rutiner i företaget kan vara att låta de anställda själv sköta sin tidrapportering. Genom att överlämna tidrapporteringen kan de anställda känna att de får ta mer ansvar och har frihet att påverka deras egna arbete. Och nej, använd er inte av excel filer eller papper. Det är mycket bättre att investera i ett tidrapporteringssystem. Nyckel till bra tidsrapportering från de anställda är att tydligt förklara när allt ska vara klart och går igenom eventuella frågor för att minska att tid måste läggas på att besvara samma frågor om och om igen.

KARTLÄGGA PROCESSER OCH BYT UT DET GAMLA

Använder ni er redan av ett löneprogram men ändå känner att ni inte är effektiva med er löneadministration kan det vara bra att kartlägga alla processer. Genom att göra detta kan man i många fall förbättra och effektivisera processerna genom att se över utmaningar i administrationen och förbättringsmöjligheter. Men det kan också vara så att ert gamla löneprogram inte integrerar väl med andra program i företaget. I dessa fall kan det vara bättre att byta till ett mer modernt program som lättare kan integreras med övriga program. 

GRANSKA ARBETSMOMENTEN

Det kan också vara bra att granska alla arbetsmoment i lönehanteringen. Genom att ha detta dokumenterat kan det underlätta ifall personen som normalt hanterar all löneadministration skulle vara ledig eller sjuk. Då kan någon annan lättare ställa upp och sköta uppgifterna så att lönen fortsätta att betalas ut och ni slipper oroa er att det inte finns någon som vet vad som behöver göras. 

OUTSOURCA ER LÖNEADMINISTRATION TILL EXPERTER

Man kan också välja att outsourca löneadministrationen för att försäkra sig om att allt allt sköts effektivt och korrekt. I många fall uppskattar även de anställda att löneadministrationen är separerad från företaget. Då de lätt kan vända sig till en lönekonsult med expertis på löner gällande deras frågor. Beroende på företagets behov kan man välja att outsourca hela eller delar av löneadministrationen. 

Läs mer om fördelar med att outsourca löneadministrationen.

SAMMANFATTNINGSVIS

Vi hoppas att detta inlägg har varit till hjälp för er och att ni har fått tips på olika sätt att effektivisera er löneadministration. Vill ni ha hjälp att se över er löneadministration för att se hur ni bäst kan effektivisera era processer och rutiner? Hör av er till oss! Våra löne- och HR-konsulter hjälper er gärna. På HQV arbetar vi alltid med stort personligt engagemang och tar fram lösningar anpassade till era behov.