Digitalisering av företag

Dagens snabbföränderliga och digitala värld gör att fler och fler företag inser vikten av att digitalisera processer eller delar av verksamheten för att hänga med i utvecklingen. Digitaliseringen innebär en mängd nya möjligheter för företag, men vägen dit kan kännas utmanande. Men vad betyder egentligen digitalisering?

Vad är digitalisering?

När det kommer till digitalisering finns det två begrepp som ofta används synonymt; digitisering och digitalisering. På svenska använder vi ofta digitalisering när vi syftar på både digitisering och digitalisering, men begreppens innebörd skiljer sig åt.

Digitisering

Digitisering kallas processen att omvandla analog information eller fysisk data till digital information och data. Denna process kan innefatta exempelvis konvertering av text, bilder, videor eller ljud till ett digitalt format såsom en pdf, bildfil, videofil eller ljudfil.

Digitalisering

Digitalisering är en bredare term som innebär integrering av digitala tekniker i sociala processer eller företagsprocesser i syfte att effektivisera och förbättra en verksamhet. Det kan exempelvis handla om att använda digitala verktyg och tjänster för att förbättra kommunikationen. Detta var något som många företag behövde satsa på att göra under pandemin. Många företag var tvungna att införa distansarbete under den tiden och på så sätt tvingades företag in i en digitalisering.

Vad innebär digitalisering av företag?

Digitalisering av en verksamhet handlar om att introducera digitala tekniker för att underlätta och förbättra processer och funktioner. Genom att använda digitala verktyg kan företag förenkla sina arbetsuppgifter, skapa nya affärsmodeller, driva intäkter och erbjuda bättre kundupplevelser, för att bara nämna några fördelar. Digitalisering av företag handlar inte bara om att behålla konkurrenskraften utan även för att vara mer förberedd och rustad inför en teknikdriven och flexibel framtid.

Effektivitet

Företag kan bli betydligt mer effektiva genom digitalisering, detta beror bland annat på att digitalisering möjliggör automatisering av repetitiva och tidskrävande arbetsuppgifter. Digitala verktyg ger även företag rätt förutsättningar för att snabbt kunna anpassas efter nya krav och omständigheter. Genom den digitala transformationen till nya strategier och arbetsmetoder kan företag uppnå ökad effektivitet eftersom både tid och pengar sparas.

Produktivitet

Automatiserade processer leder till högre effektivitet som i sin tur bidrar till ökad produktivitet för företag som digitaliseras. Digitalisering bör stå högst upp på listan över taktiker som sparar arbetstimmar och i slutändan bidrar till medarbetarnas ökade produktivitet. Företag kan spara många och åter många arbetstimmar genom att använda digital teknik.

Lönsamhet

Digitaliseringen av företag sänker driftkostnader rejält och innebär därmed ökade intäkter och bättre marginaler. I den rådande affärsvärlden är din data värd enormt mycket och genom att använda teknik kan du snabbare och enklare även få ut det värdet för ökad lönsamhet.

Varför bör företag digitaliseras?

Fördelarna med digitalisering är många, bland annat bättre arbetsflöden, ökad effektivitet, bättre produkter och även nya tjänster är exempel på fördelar som kan komma till följd av digitalisering. Utifrån dessa fördelar kan du sedan nyttja ännu fler fördelar såsom minskade kostnader och ökad konkurrenskraft. Utöver allt detta kan digitaliserade företag även dra nytta av bland annat nya kanaler för att attrahera kunder, förbättrade arbetsvillkor, förbättrat beslutsfattande, bättre samarbeten samt ökad vilja och innovation.

Tips för att digitalisera ditt företag

• Ta fram en plan: Det är viktigt att ta fram en plan och strategi för en digital transformation. Identifiera de områden där digitaliseringen behöver förbättras och utvecklas. Detta kan exempelvis handla om att ge medarbetare möjlighet att bättre kunna samarbeta på distans. När företag genomgår digitalisering är det bra att tänka långsiktigt och att sätta upp delmål för att se till att alla håller sig till planen och inte halkar in på andra vägar.
• Kontrollera att dina digitala lösningar är molnbaserade: Molntekniken är populär och används redan i stor utsträckning och det ser inte ut att förändras framöver. Molnbaserade digitala lösningar ger företag flexibilitet i sin datahantering och ger dig en fördel mot konkurrenter som inte använder sig av detta i och med den snabbhet molntjänster erbjuder.
• Se till att alla intressenter är med på transformationen: För att lyckas med en stor förändring som digital transformation kräver att alla medarbetare är med på tåget. Genom att tidigt i processen rådfråga berörda parter kan du få en bättre förståelse och värdefull information om vad som kan förbättras och automatiseras. Detta kan ge dig värdefulla insikter kring hur processer, rutiner och kundupplevelser kan optimeras. Under processens gång är det bra att uppdatera och informera medarbetare hur transformationsarbetet går samt varför digitalisering kommer att gagna alla i deras arbete.
• Tilldela roller: Det är sällan fördelaktigt att arbeta isolerat med denna typ av transformation, och kan resultera i hämmad innovation. Därför är det en bra idé att utse en projektledare för detta arbete, som har ett helhetsperspektiv och kan säkerställa att alla berörda är involverade. Har du möjlighet är det bra att ha ett helt team med tydliga roller som driver projektet, men alla företag har inte möjlighet att avvara ett dedikerat team som uteslutande arbetar med företagets digitalisering.
• Hitta rätt partner: När du ska välja tjänsteleverantör är det viktigt att se till att det är en leverantör som förstår just din bransch, dina behov och vet vad dina kunder efterfrågar. Med rätt partner kan du veta säkert att du får anpassade lösningar som kommer att underlätta arbetet både för dig och dina medarbetare.
• Omforma din marknadsföring och kundservice: Rätt CRM-system ger dig en klar och tydlig bild av dina kunder och möjligheten att följa dem under hela kundlivscykeln. När du ser hur kundernas behov förändras kan du anpassa både marknadsföring och kundservice utefter dessa insikter och på så sätt ge dina kunder den bästa möjliga kundupplevelsen i alla led.

Fördelar och nackdelar med digitalisering av företag

Precis som allt annat finns det både fördelar och nackdelar även med digitalisering. Här nedan listar vi en del av dessa för- och nackdelar.

Fördelar

Fördelarna överträffar nackdelarna när det gäller digitalisering av företag. Här nedan har vi listat några av dessa fördelar.

• Ökad insikt i verksamheten
• Bättre tillverkningsprocesser
• Snabbare kundåterkoppling
• Produkter kan levereras snabbare ut på marknaden
• Hela arbetskedjan kan nyttja integrationer
• Sänkta produktionskostnader

Nackdelar

Vid dåligt genomförd digitalisering kan en del fallgropar uppstå. Nedan listar vi exempel på dessa.

• Bristfällig förståelse kring de ekosystem som skapas av digitalisering
• Att helt missförstå processens olika sidor
• Genom att förbättra så pass mycket att den digitala transformationen har en negativ inverkan på den ekonomiska vinsten, alltså att processen skapar höga värden för kunden men inte för företaget
• Bidra till monopol genom att främja ekonomi där störst går först
• När det kommer till digitalisering är det viktigt att samtidigt stärka cybersäkerheten inom företaget. En vanlig fallgrop kan uppstå när cybersäkerheten inte utvecklas i samma takt som processer digitaliseras. Läs mer om cybersäkerhet inom företag!

Sammanfattning

Vi lever i en värld som ständigt förändras och utvecklas digitalt och många företag inser vikten av att digitalisera processer för att följa med i utvecklingen. Det finns många fördelar som företag kan dra nytta av genom digitalisering av företaget, men det finns även några fallgropar att se upp för. Även brottsligheten utvecklas i takt med att företag digitaliseras, och därför är det viktigt att se till att även cybersäkerheten är uppdaterad. Med en bra utförd digitalisering av ditt företag kan du följa med i utvecklingen och behålla konkurrenskraften!