Tips för bättre budgetering

Budgetering är en process som leder fram till en budget. Budgeten är i sin tur en ekonomisk plan och prognos för företagets ekonomiska händelser. Budgeten är vanligtvis kopplad till en specifik tidsperiod, såsom exempelvis räkenskapsåret och byggs baserat på organisationens avdelningar och/eller affärsområden. Budget innefattar både intäkter och kostnader men kan även innehålla investeringar och kassaflöden. Här nedan går vi igenom mer om budget och budgetering och varför det är viktigt för ditt företag.

Vad är skillnaden mellan budget och budgetering?

Budget och budgetering är två begrepp som hör ihop. Budgeten utgör en plan för den ekonomiska utvecklingen som förväntas inom organisationen under en specifik tidsperiod. Denna plan omfattar både förväntade intäkter, kostnader och eventuella investeringar och kassaflöden.

Vad är då definieringen av budgetering? Budgetering är processen att skapa, förvalta och genomföra en budget. I budgetering ingår följande steg: samla in data, sätta upp mål, fördela resurser, samt att övervaka och utvärdera resultatet. Budgetering är också relaterat till användningen av nyckeltal (KPI:er).

Budgetens tre delar som ska budgeteras

Resultatbudget

Resultatbudgeten är sammanställningen av företagets förväntade intäkter, kostnader och resultat för en specifik period som räkenskapsåret. Denna budget är det man oftast budgeterar och det är därför ofta det man menar när man pratar om budget. Syftet är alltså att beräkna och styra företagets kostnader och intäkter.

Likviditetsbudget

En likviditetsbudget behandlar ett företags likviditet, med andra ord likvida medel, och visar företagets betalningsförmåga under en viss tidsperiod. Detta innebär att likviditetsbudgeten speglar om företaget har faktiska pengar att betala ut och vad som kommer in.

Budgeterad balansräkning

Denna visar hur tillgångar, skulder och eget kapital antas utvecklas över en viss tidsperiod som är budgeterad.

Resultat-, likviditets, och budgeterad balansräkning är huvudbudgetar

Resultat-, likviditets- och budgeterad balansräkning byggs upp av olika delbudgetar. Delbudgetar, även kallat underbudgetar, är budgetar som beräknas per affärsområde eller avdelning. Den totala budgeten utgörs av alla delbudgetar.

Olika budgeteringsmetoder

Det finns en rad olika metoder för budgetarbete, beroende på vilken företagsverksamhet, företagskultur eller tidigare erfarenheter ett företag har. Här nedan listar vi exempel på olika budgeteringsmetoder.

Kontobaserad budget

Det traditionella sättet att göra sin ekonomiska planering på är den så kallade kontobaserade budgeten. Här utgår strukturen för planeringsarbetet från kontoplanen, alltså förteckningen över alla de konton som företaget använder för sin bokföring.

Drivarbaserad budget

En drivarbaserad modell innebär att företaget planerar utifrån verksamhetsnära begrepp. Exempelvis kan det handla om antal sålda tjänster och produkter, beläggningsgrad eller volym. Huvudsaken är att drivarna är begrepp som är viktiga för verksamheten och som medarbetarna kan förstå och ta till sig.

Rullande budget (rullande prognos)

Denna typ av prognos ger en kontinuerlig bild över prognosens tidsfönster, alltså den period du tittar på. Prognosen/budgeten rullar framåt medan en traditionell prognos slutar vid en specifik tidpunkt, vanligtvis verksamhetsårets slut.

När budgeten arbetas omtittar du då till exempel 12 månader framåt istället. Rullande prognoser är mer flexibla än andra former av budgetering och hjälper företag att blicka framåt, utifrån där de står idag.

Top-down budget

Med denna typ av budget tar ledningen fram en övergripande budget för hela företaget, med utgångspunkt i företagets affärsmål och eventuell tidigare budget. Budgeten fördelas därefter ut på exempelvis företagets avdelningar.

Bottom-up budget

Detta innebär att budgeten byggs upp nedifrån och sammanställs sedan i en total budget, utifrån till exempel organisationsstrukturen där olika avdelningar sätter en egen budget. Ledningen godkänner därefter budgetarna och ber om eventuella ändringar fram tills dess att en slutlig budget finns på plats. Det kan innebära att flera versioner av budgeten skapas och behandlas innan det resulterar i en slutlig budget som godkänns.

Zero-based budgeting

Denna typ av budgetering innebär att alla avdelningar kontinuerligt rättfärdigar sin budget och sina kostnader. Ingenting antas vara inkluderat för nästa budgetperiod. Tanken är här att alla på företaget blir mer kostnadsmedvetna och att cheferna ska utgå ifrån vad som är nödvändigt inför nästkommande budgetperiod. Budgeteringen ger även ekonomisk information till intressenter om företagets ställning och ekonomi. Detta kan då vara ett styrmedel som bidrar till motivation, trygghet och transparens.

Budgetering och ekonomistyrning

Budgeteringen är väldigt nära sammankopplad med ekonomistyrningen och den strategiska planeringen eftersom pengar är en förutsättning för det företaget gör. Fördelningen av pengar är därmed ett sätt att styra och påverka verksamheten. Budgeteringen ger även ekonomisk information om företagets ekonomiska ställning till intressenter. Därför kan det vara ett styrmedel som bidrar till transparens, trygghet och motivation.

De insikter och den data du har kopplat till ditt företags ekonomiska ställning bör vara kvalitetssäkrad och tillgänglig för alla som deltar i budgeteringen samt gärna visualiserat på ett sätt som underlättar förståelsen.

Att aktivt bevaka hur verksamheten presterar i förhållande till budgeten gör att du kan se om målen uppnås, och beräkningar av kassaflödet gör att du kan säkerställa att pengarna räcker till. Det är även en god idé att arbeta med en så kallad scenarioplanering i din budgetprocess. Ditt arbete underlättas även om du har en mjukvara på plats som kan hantera detta.

Budget som verktyg

Det är en fördel, i ekonomistyrningsarbetet, att löpande kunna göra analyser av verksamheten kopplat till budgeten, för att kunna både identifiera och agera på eventuella avvikelser. Se budgeteringen som ett verktyg som kan stödja beslut och som ekonomiskt följer upp affärsresultat. Följ upp budgetutfall, likviditet, lönsamhet, soliditet och agera därefter på avvikelser.

Tänk även på att en alltför detaljerad budget kan bli tungrodd och då mindre användbar som verktyg. En budget bör utarbetas på minsta möjliga nivå, och därigenom ligga nära verksamheten.

Sammanfattning

Budget och budgetering är två begrepp som hör tätt ihop. Budgeten är en plan för den ekonomiska utvecklingen som förväntas inom företaget under en specifik tidsperiod. Denna plan omfattar förväntade intäkter, kostnader och eventuella investeringar samt kassaflöden. Budgetering är då processen att skapa, förvalta och genomföra en budget.