Fakturering – Allt du behöver veta

Att faktureringen fungerar som den ska är A och O i ett företag. Om dina fakturor inte kommer iväg kan du inte få betalt av dina kunder och du kan inte driva företaget framåt. En faktura kan skickas antingen i pappersformat eller elektroniskt format. Fakturan måste sedan också innehålla vissa uppgifter som förklarar för kunden vad de betalar för samt hur mycket de ska betala. Men mer om det lite senare! I denna artikel kommer vi gå genom allt du behöver veta om fakturering. Låt oss börja med att titta närmare på vad en faktura är för något.

Vad är en faktura?

En faktura kan vara i pappersformat eller elektroniskt format och innehåller ett betalningskrav från ett företag till ett annat företag eller privatperson. Alla fakturor som ditt företag skapar ska innehålla ett fakturanummer i kronologisk ordning. Fakturorna fungerar sedan som en verifikation som ska användas i den löpande bokföringen. I fakturan så specificeras det vem som ska betala fakturan samt beloppet. Personen som är skyldig att betala fakturan kallas för gäldenär och personen som skickat fakturan kallas för borgenär. Det är borgenärens ansvar att se till att allt finns med på fakturan och att den skickas till gäldenären.

E-faktura

Sedan den 1 April 2019 måste alla köp faktureras med e-faktura inom den offentliga sektor. De flesta företagen har också gått över till e-faktura då det är mycket mer effektivt än att skicka fakturorna i pappersformat. E-faktura har aldrig varit så enkelt och billigt som det är nu. Nuförtiden är e-fakturatjänsterna sammankopplade med andra affärssystem. Så nu när du skickar en e-faktura kan den automatiskt bli bokförd i ditt bokföringsprogram.

För att kunna skicka e-fakturor brukar företaget oftast behöva vara kopplad till sin banks e-fakturatjänst. E-fakturorna går att skicka till både företag och privatpersoner. Har ni tidigare använt er av pappersfakturor och tänker övergå till e-fakturor är det alltid bäst att höra med era kunder. Så att de har möjlighet att ta emot e-fakturorna utan att det blir strul. Här nedan kommer 5 fördelar med att använda sig av e-fakturering.

5 fördelar med e-fakturering

1. Få betalt snabbare. En e-faktura tar både mindre tid att skapa och når kunden direkt efter du har klickat på skicka. Detta leder till att du kan få betalt snabbare då tiden det tar för fakturan att nå kunden är snabbare och de kan välja att betala direkt.

2. Att skriva ut massor med pappersfakturor är inte särskilt miljövänligt. Att skicka allt elektroniskt gör att ni sparar både pengar på material och värnar om miljön.

3. Det går fort! Att fylla i all information som måste finnas på fakturan tar tid. Inte minst att leta i kund och artikelregistret. Med e-faktura finns allt sparat så du enkelt kan skapa fakturan och skicka iväg den direkt.

4. Det är tryggt att skicka e-faktura. Att skicka en e-faktura är mycket säkrare än att skicka en pappersfaktura på posten. Du slipper oron över att fakturan ska komma bort längs vägen eller att mottagaren ska tro att det är en bluffaktura.

5. Du sparar pengar. Som nämnt tidigare sparar man pengar på material men också på kostnader som tillkommer när man skickar iväg fakturan, såsom porto och kuvert.

Kontrollera kundens betalningsförmåga

Innan man skickar iväg en faktura till en ny kund är det viktigt att du kontrollera att kunden kan betala för fakturan. För att kontrollera kundens betalningsförmåga kan du göra en kreditupplysning på kunden. Detta kan man också göra på gamla kunder med jämna mellanrum för att se att de har möjlighet att betala för varorna/tjänsterna de köper. Om det är ett nystartat företag brukar inte kredit beviljas förrän företaget anses kreditvärdigt. Då sker istället betalningen kontant.

Skapa en faktura

En faktura kan antingen skapas i ett faktureringssystem eller för hand i ett dokument. Det viktiga är att all information finns med. Om du inte har tillgång till ett faktureringsprogram finns det många fakturamallar att ladda ner från nätet. Allt du behöver göra då är att fylla i uppgifterna gällande fakturan. Att använda sig av en fakturamall har sina fördelar. Framförallt kommer de hjälpa dig se till att all information blir inkluderad. Du kan också spara mallen och inkludera din logga så alla fakturor ser likadana ut. Nedan förklarar vi närmare vad din faktura måste innehålla.

Vad ska en faktura innehålla?

En faktura ska innehålla följande:

– Fakturanummer

– Datum då fakturan är utställd

– Säljarens momsregistreringsnummer

– Säljarens och köparens adress

– Köparens momsregistreringsnummer (i vissa fall) tex vid EU-handel – Specifikation

– Pris

– Transaktionens art och omfattning

– Tillämpad momssats

– Momsbelopp

– Vid befrielse från moms ge hänvisning till relevant bestämmelse – Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag

– Datum då leverans eller tillhandahållande skett eller delbetalning som gjorts om det är annat än fakturadatum

Detta bör också finnas med på din faktura:

– Betalningsvillkor samt villkor för dröjsmålsränta

– Plus- och bankgiro

– Leveransvillkor

– Hänvisning till beställningar

– Om ditt företag har F-skatt

– Om det är kreditfaktura, delfaktura eller räntefaktura

– Avsändarens och mottagarens referenser

Om man driver aktiebolag ska även följande finnas med:

– Bolagets organisationsnummer

– Bolagets namn

– Kommun. Vilken kommun som bolaget har sitt säte.

När man skapar en faktura är det viktigt att innehållet är tydligt och att mottagaren enkelt kan se hur mycket de ska betala och för vad. Man behöver även se till att man använder sig av rätt momssats på fakturan.

Förenklad faktura

Vid en försäljning kan företagare ibland använda sig av en så kallad förenklad faktura. En förenklad faktura uppfyller inte alla de krav som en vanliga faktura gör och kan endast användas för försäljning som inte överstiger 4 000 kr (inklusive moms). Den förenklade fakturan ska innehålla följande:

– Identifiering av säljare

– Produkt eller tjänst som sålts

– Datum för utfärdandet av fakturan

– Fakturabeloppet (högst 4000 kr inkl. moms)

– Uppgifter om moms om det går att beräkna

Kontantfaktura

En kontantfaktura är ett kassakvitto som du är tvungen att ta fram om en kund handlar kontant. Det är alltså nästan det samma som ett kvitto. Kontantfaktura fungerar sedan som en verifikation som du måste ha som underlag i din bokföring. Om man använder sig av ett kassasystem får man kvittot direkt därifrån men om du normalt använder dig av fakturor är kontantfaktura en bra alternativ. En del företag använder sig även av kontantfaktura vid swish betalningar istället för ett kvittoblock.

Läs mer om bokföring för Swish betalningar.

Fördelar med ett faktureringsprogram

Ett faktureringsprogram kan hjälpa dig hålla ordning och reda på dina fakturor. Det kommer även underlätta för dig att enkelt kunna skapa nya fakturor då du kan spara kundregister och artikelregister. Det är också jättelätt att söka efter fakturor och se vilka som har blivit betalda eller förfallit. I faktureringsprogrammet får du även tillgång till en fakturamall. Att ha en färdig fakturamall kommer underlätta ditt arbete betydligt och du kommer spara mycket tid. Det kommer också underlätta för kunder då de enkelt kan känna igen dina fakturor.

Sammanfattning

Vi hoppas att denna text har varit till hjälp. Har du ytterligare frågor kring fakturering eller bokföring kring fakturor är du varmt välkommen att höra av dig till oss. På HQV har vi redovisningskonsulter med bred kompetens gällande effektivisering av ekonomisystem och kan hjälpa dig skapa effektiva rutiner i ditt företag. Hör av dig till oss så kan vi berätta mer.