GRUNDER I BOKFÖRING

Ett av de viktigaste momenten när man har startat ett företag är att hålla koll på sin ekonomi för att företaget ska fortsätta att utvecklas. För en nyföretagare kan bokföring kännas krångligt och mycket tid kan gå åt för att försöka förstå och föra löpande bokföring. Det blir många nya termer, konton, skatter och dokument att hålla koll på. Vi har därför tagit fram grunderna för bokföring för att du ska få en överblick över termer och bättre veta hur du ska sköta din bokföring.

VAD ÄR BOKFÖRING?

Bokföring är en sammanställning av de inkomster och utgifter som ett företag har. De inkomster och utgifter som företaget har som ska föras in i bokföringen kallas affärshändelser. Det är din uppgift som företagare att se till att bokföringen sker korrekt. För varje affärshändelse ska det finns ett dokument som visar att transaktionen har skett, detta kallas för verifikation och kan exempelvis vara fakturor eller kvitton. Bokföringen ska ske löpande, med det menas att bokföringen sker i kronologisk ordning. Ytterligare ska kontanta in och utbetalningar ska alltid ske nästkommande arbetsdag.

VARFÖR SKA MAN GÖRA BOKFÖRING?

Enligt bokföringslagen ska alla företag bokföra. Men att bokföra tillför dig mer än att bara följa lagen, det ger dig också medel att enkelt följa företagets utveckling. Ytterligare får du också lära dig mycket om att driva företag på vägen. Genom att hålla koll på dina in och utgifter får du en bättre bild av företagets ekonomi och hur bra det går för företaget. Underlaget man får kan sedan användas vid beslut för fortsatt utveckling av företaget eller för åtgärder som behövs göras för att förbättra företagets situation. Bokföring ger även andra intressenter inblick i hur det går för företaget, exempel på detta kan vara banker, aktieägare eller Skatteverket.

BOKFÖRA SJÄLV ELLER TA HJÄLP 

Det kan löna sig att anlita en redovisningskonsult för att hjälpa dig med hela eller delvis av bokföringsarbetet. Tillsammans med redovisningskonsulten kan man komma överens om vilka delar av bokföringen man behöver hjälp med. Det kan handla om rådgivning och hjälp när det uppstår problem, hjälp med bokslut vid räkenskapsårets slut, eller att du vill kunna överlämna hela arbetet till redovisningskonsulten. Även om du överlämnar hela arbetet till redovisningskonsulten kan det vara bra att känna till grunderna. Genom att hålla koll på in och utgifter kan du följa företagets utveckling och hur det går finansiellt för företaget. Nedan förklarar vi närmare grunderna inom bokföring.

KONTANTMETODEN ELLER FAKTURERINGSMETODEN 

Beroende på hur mycket du omsätter kan du bokföra på två olika metoder, dessa kallas kontantmetoden och faktureringsmetoden. Om du omsätter mindre än 3 miljoner kr per år kan du välja antingen att använda kontantmetoden eller faktureringsmetoden. Omsätter du mer än 3 miljoner på år måste du använda faktureringsmetoden.

Med kontantmetoden bokför du kundfakturor och leverantörsfakturor på det datum när betalningen sker. Det vill säga att du väntar med att bokföra tills du har fått betalt av en kund eller betalat en leverantör. Med faktureringsmetoden bokför du kundfakturor och leverantörsfakturor i två steg. När du skickar kundfaktura bokför du först försäljning, moms och kundfordran och vid leverantörsfakturor bokför du inköp, moms och leverantörsskuld. När du sedan får betalt av kund eller betalar leverantören gör du nästa steg som är att bokföra du bort fordran eller skulden från ditt konto.

GRUNDBOK OCH HUVUDBOK

Alla affärshändelser som sker i ditt företag ska föras in grundboken och i huvudboken. Grundboken och huvudboken innehåller samma information men har olika strukturer. I grundboken förs alla affärshändelser in i kronologisk ordningen medan i huvudboken är strukturerad i systematisk kontonummerordning. Affärshändelserna i grundboken och huvudboken kallas bokföringsposter. Om man använder sig av ett bokföringsprogram införs affärshändelserna automatiskt i både grundboken och huvudboken när de bokförs.

GOD REDOVISNINGSSED

När man bokför brukar man säga att man ska hålla god redovisningssed. Med god redovisningssed menas att man följer de lagar och praxis ska följas. Om man har revisionsplikt är det revisorns uppgift att vid räkenskapsårets slut kontrollera att företaget har följt god redovisningssed och att allt är korrekt gjort. Skulle ett företag inte följt god redovisningssed kan man behöva böta.

DETTA BEHÖVER DU FÖR ATT BOKFÖRA

För att kunna bokföra behöver du ett bokföringsprogram eller en kassabok samt pärmar så du kan hålla ordning på alla dokument och fakturor. Det kan vara bra att ha olika pärmar för olika ändamål. Att dela upp verifikationerna i pärmar för bokfört och inte bokfört kommer hjälpa dig hålla koll. Betalda och obetalda fakturor samt dokument för skatt kan också vara bra att dela upp.

Att använda sig av ett bokföringsprogram har många fördelar då det blir lättare för dig att bokföra, beräkningar och kontroller kommer då göras automatiskt. Du får även tillgång till din bokföring vart du än befinner dig och kan lätt ta fram rapporter för att se hur det går för företaget under olika perioder.

INGÅENDEBALANS

Vid bokföringsårets börjar ska man föra in företagets ekonomiska ställning. Detta kallas för ingåendebalans. Om du har ett nystartat företag ska man göra en öppningsbalansräkning som redovisar företagets ekonomiska ställning. Detta kan vara tillgångar som kommer användas till företaget eller eventuella skulder. Har företaget varit aktiv året innan förs föregående balansräkning över till nya bokföringsåret och blir ingåendebalans.

DEBET OCH KREDIT

Dubbelbokföring används för att minska fel i bokföringen, dessa två sidor av bokföringen kallas debet och kredit. På den vänstra sidan finner du debet och den högra sidan finner du kredit. För att förklara det enkelt är debet när något ökar, kommer till ett konto, och kredit är när något minskar, går från ett konto. Pengar rör sig alltid från ett konto till ett annat, det finns alltså alltid två sidor av en transaktion. Det är alltid något som minskar och något som ökar och det måste finnas balans mellan debet och kredit för att allt ska stämma i din bokföring. Du måste alltså alltid ha en lika stor summa på båda sidorna. 

VERIFIKATIONER 

Det måste finnas verifikationer till allt du bokför. Verifikationer är dokument som förklarar att en affärshändelse har ägt rum. Verifikationer kan vara kundfakturor, kvitton, bankbesked eller fakturor från leverantörer. Även när du flyttar pengar från ett konto till ett annat måste det finnas en verifikation. Verifikationer kan sparas i pappersform eller elektroniskt. Enligt lag ska en verifikation sparas i 7 år och vara i läsbar form och förvaras så man lätt kan hitta verifikationen. En verifikation ska innehålla följande:

–   När verifikationen gjordes

–   Datumet händelsen inträffade

–   Kort beskrivelse om vad händelsen avser

–   Belopp och ev. moms

–   Vem som är motpart

–   Ev. underlag

–   Verifikationsnummer/identifieringstecken

–   Organisationsnummer eller momsregistreringsnummer 

MOMS

När du deklarerar moms är det viktigt att du vet vilken momsperiod du har. Detta kan du se på ditt företags registreringsbevis. Om du omsätter mindre än 1 miljon kr kan du välja att redovisa din moms årsvis. Omsätter du mindre än 40 miljoner kan du redovisa momsen månads eller kvartalsvis och om du omsätter mer än 40 miljoner kr måste du redovisa momsen månadsvis.

Ingående moms är skatt du betalar till staten via Skatteverket när du säljer något till kunder. Ingående moms är skatt du har betalat när du köpt något, det kan exempelvis vara material för företaget, som du sedan får tillbaka från staten. Det är viktigt att du sätter rätt % moms på dina fakturor när du säljer en vara eller tjänst. Vanligast är 25% moms men det kan även vara 12% eller 6% beroende på vad du säljer. Du kan läsa mer om hur mycket moms du behöver betala beroende på vilken slags vara eller service du säljer hos Skatteverket. Innan du gör din momsdeklaration till Skatteverket är det viktigt att du gör en avstämning för att se att allt står rätt till.

PERIODISERINGAR

Periodiseringar görs för att inkomster och utgifter ska hamna i rätt period när du bokför. Det betyder att du bokför inkomster när de har intjänats och bokför utgifter när de har förbrukats. Detta görs för att resultat under en period ska vara så rättvisande som möjligt. Det kan handla om att du har betalat för varor eller tjänster i förväg, till exempel hyra. Det kan också vara att du har köpt in varor på lagar som kommer säljas vid ett senare tillfälle. Det kan även vara att man betalar i efterskott. Det finns ingen lag som säger att mindre företag måste göra periodiseringar, men det kan göra det lättare för företaget att hålla koll på hur det går för företaget. Det kan annars verka som månader när man har köpt in till lagret har gått dåligt när det i själva verket inte alls har gått dåligt vilket först kommer synas när varorna från lagret börjar säljas.  

AVSTÄMNING

Avstämning bör göras kontinuerligt för att försäkra sig om att allt är korrekt och att inga fel har uppstått. Avstämning görs genom att kontrollera saldon på olika konton. Vanligtvis när man gör avstämningar månadsvis kontrollerar man bara några av kontona medan vid bokslut avstämmer man alla konton. Du läser lättast av saldot genom att titta på balansräkningen. Genom att skriva när och av vem senaste avstämningen gjordes kan du lättare hålla koll på när avstämning senaste skedde och om avvikelser har upptäckts.

ÅRSBOKSLUT

Vid räkenskapsårets slut avslutar man bokföringen med ett årsbokslut eller årsredovisning. Årsbokslutet är en sammanställning av den löpande bokföringen som skett under året och innehåller en balansräkning och en resultaträkning samt tilläggshandlingar. Balansräkningen innehåller företagets tillgångar, skulder samt eget kapital. Resultaträkningen visar företagets resultat för det gångna året genom att redovisa intäkter och kostnader för företaget. Om företaget har en nettoomsättning som är mindre än 3 miljoner kr kan man välja att göra ett förenklat bokslut, då behöver man bara skicka in balansräkningen och resultaträkningen.

SAMMANFATTNING

Hoppas detta har varit till hjälp för dig och att du har fått en bättre förståelse för grunderna inom bokföring. Har du frågor eller vill veta mer om de bokföringstjänster som vi erbjuder är du varmt välkommen att kontakta oss så hjälper vi dig gärna. Beroende på vad som passar dig och ditt företag kan vi ta fram en skräddarsydd lösning där vi hjälper dig med hela eller delar av bokföringen. Tillsammans kan vi komma fram till en lösning som optimerar era processer och ger dig mer tid att fokusera på kärnverksamheten.