Anställa personal: Detta ska du tänka på

Anställa personal är ett stort åtagande för en arbetsgivare, både sett från ett ekonomiskt, rättsligt och socialt perspektiv. Det är ett stort beslut att anställa personal och det finns en mängd lagar och regler som du behöver ha koll på och sätta dig in i. För en arbetsgivare kan rättsliga snedsteg leda till stora konsekvenser. Det är därför viktigt att både lägga ner den tid som behövs för att valet av anställd ska bli så bra som möjligt, men också för att allt ska bli rätt.

Vem kan anställa personal?

En arbetsgivare kan ingå ett avtal om anställning med vem som helst, vilket beror på att det råder så kallad avtalsfrihet. Det kan vara bra att vara medveten om att det finns regler kring företrädesrätt till återanställning att ta hänsyn till, som kan komma att vara aktuellt efter uppsägning på grund av arbetsbrist. Dessa regler innebär att tidigare anställda som gjort anspråk på denna rättighet kan, efter att ha blivit uppsagda på grund av arbetsbrist, ha rätt till återanställning under specifika förutsättningar. Det finns även regler kring deltidsanställdas förtur till tjänster med högre sysselsättningsgrad. Tänk även på att anställningsförfarandet inte ska ske i strid med diskrimineringslagen eller kunna anses vara missgynnande enligt föräldraledighetslagen.

För dig som ska anställa personal för första gången

Anställa personal är som sagt ett stort steg för företaget och för dig som arbetsgivare. Processen omgärdas av en mängd regler, samtidigt som du behöver utveckla nya funktioner i företaget. Därför går vi igenom de administrativa aspekterna som du behöver ha koll på när du anställer för första gången.

Anställningsform

Det finns en del olika typer av anställningsformer i Sverige, du kan vara tillsvidareanställd eller ha en tidsbegränsad anställning. Tillsvidareanställning är en så kallad fast anställning och är den vanligaste typen av anställning. Tidsbegränsad anställning innebär exempelvis vikariat, säsongsanställning eller andra typer av anställningar där ett slutdatum är satt. Det finns en del bestämmelser som är unika för de olika anställningsformerna som är bra att vara medveten om. Men oftast är det uppenbart vilken typ av anställning som lämpar sig bäst i olika fall.

Inled med provanställning: En tillsvidareanställning, eller så kallad fast anställning, pågår utan bestämt slutdatum och processen för att säga upp en tillsvidareanställd är en komplicerad process. Av denna anledning är det bra att inleda med en provanställning. Under en provanställning, om det inte finns kollektivavtal, har den anställda ingen uppsägningstid om inte annan överenskommelse finns. I enlighet med LAS måste arbetsgivaren meddela den anställda minst två veckor i förväg om anställningen ska avbrytas i förtid. Reglerna kring hur en provanställning avbryts eller sägs upp kan däremot vara olika beroende på om det finns kollektivavtal eller inte. Reglerna kan också skilja mellan olika kollektivavtal men det är vanligt att både arbetsgivaren och den anställda har en uppsägningstid på en månad när det finns kollektivavtal. En provanställning kan som längst pågå under sex månader, sedan övergår den i tillsvidareanställning.

Avtala om tidsbegränsad anställning: Vid en tidsbegränsad anställning ska längden för anställningen anges i anställningsavtalet. Det finns en maxgräns även för tidsbegränsad anställning, vilket infaller när anställningen sammanlagt pågått i mer än 24 månader under en femårsperiod. När denna maxgräns är uppnådd övergår anställningen i en tillsvidareanställning.

Du kanske tycker att timanställning saknas som anställningsform? Timanställning är dessvärre ingen anställningsform utan en grund för ersättning, vilket baseras på antalet arbetade timmar. Timanställning ger dig alltså ersättning för ditt arbete och inte en fast lön.

Anställningsavtal

En anställning inleds oftast med att den som ska anställas skriver ett kontrakt med företaget. Det finns ingen lag som kräver att ett anställningsavtal tas fram vid anställning utan det räcker egentligen med en muntlig överenskommelse. Däremot är det väldigt få som inte skulle rekommendera att detta görs.

Ett anställningsavtal är alltså inget måste. Något som däremot är ett måste är att du som arbetsgivare ska ge skriftlig information om rådande villkor till den nyblivna anställda senast en månad efter att anställningen trätt i kraft. Följande information ska ges till den anställda:

• Både arbetsgivarens och den anställdes namn och adress
• Titel, yrkesbenämning och arbetsuppgifter
• Anställningsform
• Tillträdesdag
• Var den anställda ska utföra arbetet, skriv även om det rör sig om en fast arbetsplats eller inte
• Lön och eventuella förmåner
• Vilka avstämningsdagar som gäller samt hur ofta lönen betalas ut
• Semestervillkor
• Om anslutning till kollektivavtal finns
• Vilka försäkringar som arbetsgivaren tecknar för den anställde, avtalsförsäkringar och eventuella andra försäkringar
• Vid tidsbegränsad anställning ska slutdagen framgå
• Vid tillsvidareanställning ska prövotiden ingå
• Vid tillsvidareanställning ska uppsägningstid finnas med, alternativt hänvisningar till LAS eller kollektivavtal
• Villkor för utlandsjobb i de fall stationeringen avses vara längre än en månad

Registrera arbetsgivare

För att få betala ut ersättning till anställda krävs det att du registrerar ditt företag som arbetsgivare hos Skatteverket. Vid registrering hos Skatteverket behöver du uppge en del information:

• Datum för första löneutbetalning
• Antal månader under året som lön kommer att betalas ut
• Beräknade antalet anställda under året
• En uppskattning på hur mycket ersättning som kommer att betalas ut under året
• Har du ett aktiebolag och tar ut lön eller eventuella förmåner räknas även du som anställd i ditt eget företag. Detta innebär att du behöver vara registrerad för det, i enlighet med ovan beskrivning. Är du ägare till en enskild firma eller ett handelsbolag kan du inte vara anställd i den organisationen.

Arbetsgivardeklaration

Enligt Skatteverket är det krav på att du som arbetsgivare måste lämna in en arbetsgivardeklaration en gång i månaden. Du har på dig fram till den 12:e varje månad att lämna in deklarationen efter att du betalat ut lön. Det innebär att om du betalar ut lön den 25:e juni ska du lämna in arbetsgivardeklarationen innan den 12:e juli. Januari och augusti är undantag då förfallodag för dessa två månader är den 17:e istället för den 12:e.

Använder du ett löneprogram kan du vanligtvis producera samt exportera en .xml-fil som går att ladda upp till Skatteverket. Vid manuell löneadministration fyller du i deklarationen i webbtjänsten.

Administrera lön

Den största administrativa förändringen när ett företag blir arbetsgivare är den administration som berör löner. Här nedan kommer vi att gå igenom de mest grundläggande processerna kring hur ditt företag betalar ut lön.

Betala lön: Utbetalningen av lön består av två betalningar; första betalningen sker när du för över nettolönen till den anställdas bankkonto, och den andra betalningen innefattar inkomstskatt och sociala avgifter som du betalar till Skatteverket. Det vanligaste är att lönen betalas ut den 25:e varje månad, men det finns däremot inget krav på när lönen ska betalas ut.

Redovisa lön: En ny anställd innebär en ny post i redovisningen. Arbetsgivaravgift och bruttolön konteras som kostnader på debet. Utbetalningen av nettolönen krediteras från ett tillgångskonto, och samtidigt bokförs den obetalda skatten samt arbetsgivaravgiften på så kallade skuldkonton som sedan nollställs när du gjort inbetalningen till Skatteverket.

Ansluta till kollektivavtal

Kollektivavtal ses som ett standardiserat anställningsavtal för en viss yrkesgrupp som har förhandlats fram mellan arbetsgivarorganisationen och en fackförening. De flesta arbetsgivare grundar sina anställningsvillkor på ett kollektivavtal. Första gången du som arbetsgivare anställer personal kan du ta del av kollektivavtal genom att ansluta dig till en arbetsgivarorganisation. Du kan även kontakta den aktuella fackorganisationen och ansöka om att få teckna ett så kallat hängavtal. Detta avtal innebär att du som arbetsgivare inte behöver vara med i en arbetsgivarorganisation, utan avtalet gäller mellan dig och fackorganisationen.

Anledningen till att arbetsgivare bör använda kollektivavtal är för att det kan underlätta anställningsprocess och administration nu och framöver. Detta gäller särskilt för dig som i framtiden kommer att anställa arbetskraft med likvärdiga uppgifter med standardiserade löner. Utöver detta ger det även ett seriöst intryck mot de anställda. Det finns tillfällen då ett kollektivavtal inte är fördelaktigt, det gäller dig som främst kommer att anställa tjänstemän vars löner bestäms på så kallad individnivå.

Tips till dig som ska anställa personal

För dig som anställer personal finns det några andra saker som är bra att tänka på i samband med anställningen. Här ger vi dig 5 tips som är bra att ha i åtanke när du ska anställa personal.

Hur fungerar det att anställa personal utomlands?

Ska du anställa utländska medborgare för arbete i Sverige är det bra att ha några skatteregler i åtanke, beroende på hur länge den anställda kommer att vistas i Sverige. Olika regler råder när du väljer att anställa personal inom EU eller utanför. Bland annat krävs det att du ansöker om ett arbetstillstånd till personen i fråga. Här nedan går vi igenom en checklista för vilka steg du behöver ta.

• Tjänsten måste annonseras hos Arbetsförmedlingen i minst tio dagar.
• Du behöver skapa ett formellt anställningserbjudande.
• Anställningserbjudandet ska skickas till den berörda fackliga organisationen.
• Ladda sedan upp den fackliga organisationens yttrande på Migrationsverkets e-tjänst för att slutföra ansökan.
• Arbetstagaren behöver därefter fylla i sin del av ansökan.
• Migrationsverket kommer att handlägga ärendet och fatta beslut.
• Underrätta Skatteverket.

Tidsomfattning

Det är särskilt viktigt att graden av sysselsättning framgår i anställningsavtalet för den aktuella tjänsten. Detta är inte sammankopplat med anställningsformen, då en tillsvidareanställd kan arbeta såväl heltid som deltid. Samma gäller vid en tidsbegränsad anställning, där den anställda kan arbeta heltid eller deltid.

Uppsägningstid

Arbetsgivare kan tillsammans med arbetstagare reglera hur lång den ömsesidiga uppsägningstiden ska vara i det fall en av parterna vill avsluta anställningsförhållandet. Den avtalade uppsägningstiden kan aldrig vara kortare än det som anges i 11§ LAS, eller i rådande kollektivavtal. Vid allmän visstidsanställning gäller i regel den, av båda parterna, avtalade tidsperioden, det vill säga från startdatum till slutdatum. Detta innebär att båda parter har förbundit sig till att anställningen ska löpa en viss tid, och därför krävs ingen uppsägningstid.

En del visstidsanställningar, vanligtvis vikariat, brukar kunna vara uppsägningsbara, vilket innebär att de kan sägas upp innan avtalat slutdatum. Ett exempel på ett sådant tillfälle är när anställningsavtalet gäller tillsvidare, men som längst till ett visst datum. En sådan anställning har Arbetsdomstolen fastslagit som uppsägningsbar. Ett annat exempel på ett uppsägningsbart vikariat är när arbetstagaren, till ett visst datum, vikarierar för en tillsvidareanställd. När ordinarie personal återvänder upphör då anställningen utan föregående uppsägningstid, oavsett huruvida slutdatumet passerat eller inte.

Vilka lagar gäller för att anställa personal?

Att anställa personal innebär ett stort ansvar, vilket är anledningen till att det finns en del olika lagar som är viktiga att känna till samt att följa som arbetsgivare. Anställda ska kunna känna sig trygga i att deras rättigheter är tillgodosedda och att de får allt de har rätt till. Här nedan listar vi några av de viktigaste lagarna du behöver förhålla dig till när du anställer personal.

Lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS)
I lagen om anställningsskydd finns alla anställningsformer som finns i Sverige idag listade. Där finns även information kring vad som gäller vid anställningsavtal, olika typer av uppsägningar samt regler kring avskedande.

Arbetsmiljölag (1977:1160) och Arbetsmiljöförordning (1977:1166)
Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöförordningen tar upp frågor kring hur du som arbetsgivare skapar en god arbetsmiljö samt förebygger ohälsa och arbetsskador. Du som är arbetsgivare ska vara medveten om dina allmänna skyldigheter, vilket består av underhåll av lokaler, maskiner och redskap, att regelbundet undersöka risker i verksamheten, samt att dokumentera arbete kring arbetsmiljön.

Arbetstidslagen (1982:673)
Arbetstidslagen innehåller bestämmelser kring anställdas arbetstid, jourtid, övertid samt mertid. Denna lag fastställer även hur arbetstiden ska förläggas för att alla ska få tillräcklig dygnsvila och ledighet. Lagen berör även frågor om arbetspaus, raster och måltidsuppehåll. Detta kanske verkar självklart, men du som inte läst lagen tidigare kommer förmodligen bli förvånad.

Medbestämmandelagen (MBL)
Medbestämmandelagen handlar om förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och fokuserar på regler kring kollektivavtal, föreningsrätt, förhandlingar och skadestånd. Det läggs stor vikt vid den viktiga medbestämmanderätten för arbetstagare som innebär inflytande i frågor kring anställningsavtal, fördelning av arbete och ledning. MBL innehåller även riktlinjer vid varsel om stridsåtgärd, med andra ord strejk, och hur medling mellan parterna ska utföras.

Semesterlagen (SemL)
Denna lag behandlar rätten till semesterförmåner såsom semesterledighet, semesterersättning och semesterlön. Här finns information kring hur du beräknar de olika förmånerna samt de bestämmelser som finns angående semester.

Föräldraledighetslagen (1995:584)
Lagen anger vem som har rätt till föräldraledighet, hur ledigheten ska förläggas samt hur länge. Du har möjlighet att ta en hel ledighet med eller utan föräldrapenning, delledighet med eller utan föräldrapenning eller ledighet med omvårdnadsbidrag. I föräldraledighetslagen hittar du beskrivning av lagen samt regler om återgång till arbetet.

Vad kostar det att anställa personal?

Ska du anställa personal kostar det onekligen pengar, och i många fall är personalen den överlägset största utgiften för företaget. Men personalen krävs för att det ska finnas en fungerande verksamhet, och därför bör arbetsgivare se sin personal som en viktig investering för framtiden. Utöver bruttolönen tillkommer kostnader såsom lagenliga försäkringar, arbetsgivaravgifter och pensionspremier.

Du som arbetsgivare kommer även att ha personal som har semester, drabbas av allvarlig sjukdom, är på familjeledighet eller på utbildning som ändå ska få betalt. Alla resor som sker i arbetet ska dessutom betalas som reseersättning eller traktamente. På arbetsplatsen ska det även finnas all nödvändig utrustning som personalen behöver.

Sammanfattning

För dig som ska anställa personal finns det många saker som är viktigt att ha koll på för att allt ska gå rätt till. Oavsett om det är första gången du ska anställa personal eller inte är det bra att gå igenom vad som förväntas av dig som arbetsgivare. Efter att ha läst denna blogg hoppas vi att du har koll på läget och kan fortsätta framåt med dina anställningsplaner. Har du fler frågor eller behöver rådgivning gällande vad du bör tänka på när du anställer personal är du varmt välkommen att kontakta oss på HQV!